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天津市公證行業便民服務制度

        為規范執業行為,提高工作效能,增強公證處的執行力和公信力,在全市公證行業主動推行辦事公開、首問負責、一次告知、限時辦結、投訴監督五項便民服務制度。

    一、辦事公開制度

    (一)辦事公開制度是指公證處根據其職能特點及公證申請人的需要,對相關事項予以公開的辦事制度;

    (二)公證處公開的事項包括公證費收取標準、業務范圍、投訴電話、公證人員的姓名、職務、主要公證業務的辦理須知(最終以現場公證人員的書面解釋為準)等;

    (三)公開的形式主要通過公證處網站、上墻、宣傳冊、宣傳櫥窗、媒體等方式。

    二、首問負責制度

    (一)首問負責制度是指公證申請人咨詢或辦理相關公證事項時,首位接待或受理的公證人員負責解答、辦理或引薦到相關部門辦理的制度;

(二)首問負責制度遵循熱情主動、文明辦事、服務規范、及時高效的原則;

(三)咨詢或辦理事項不屬于公證職能范圍內的,首問接待人應當耐心解釋,并盡己所能給予指導和幫助;

    (四)服務對象通過電話咨詢、反映問題、投訴或舉報的,接聽電話的工作人員即為首問接待人。屬于公證職責范圍內的,應認真負責解答;不屬于公證職能范圍內的,應盡可能地為來電人提供指導和幫助。

    三、一次告知制度

    (一)一次告知制度是指公證申請人到公證處辦理有關事項時,窗口接待人員必須依據辦證程序及相關規定一次告知其辦理公證事項所需要準備的證明材料、辦證流程、辦證時限、收費標準、聯系人、聯系電話等;

    (二)一次告知制度應遵循群眾至上、熱情服務、便民高效原則;

    (三)對申請人申請辦理的公證事項,符合受理條件的,公證人員應當場受理,對符合條件、材料齊全并能當場辦理的要即時辦理;對證明材料不齊全或不符合受理條件的,應一次性告知其所需補充的材料,或不予受理的法律依據。

    四、限時辦結制度

    (一)限時辦結制度是指公證處按照規定的時間、程序和要求辦理公證事項的制度;

    (二)限時辦結制度遵循準時、規范、高效、負責的原則;

    (三)辦理公證事項一般應在受理公證申請之日起十五個工作日內辦結并出具公證書,辦理繼承等疑難復雜案件時,調查、取證所需時間不計算在上述時限內;事實簡單清楚的,不需外出調查取證的,應在一周內辦結。因公證質量提起復查的,公證處應嚴格按照公證程序規則,在規定的時限內答復。

    五、投訴監督制度

    (一)投訴監督制度是指公證服務對象對公證人員在提供公證服務過程中存在的服務不合法、不規范的行為進行投訴維權的制度;

    (二)公證處需設置投訴意見箱或公布投訴監督電話;

    (三)公證處接到投訴后,經過調查,公證人員存在上述投訴情形的,應根據相應的管理規定進行改正或追責處理。

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